A gestão de documentos em instituições de saúde: desafios e oportunidades para a atuação do arquivista

A gestão de documentos em instituições de saúde: desafios e oportunidades para a atuação do arquivista

Arquivista

Instituições de Saúde

Prontuário do paciente

Gestão de Documentos

DAVANZO, Luciana

Os arquivos médicos são um nicho onde o arquivista encontra um importante espaço para a
aplicação da gestão de documentos. As instituições médicas são grandes produtoras e detentoras de um
expressivo arcabouço informacional, pois preservam a vida clínica dos pacientes que foram e ainda são
atendidos por tais instituições. Não há como negligenciar que os arquivos das instituições médicas, crescem
na mesma proporção dos atendimentos que são realizados. Tendo em vista esse cenário, essa pesquisa
origina-se de observações realizadas em uma instituição médica filantrópica da cidade de Marília (São
Paulo), devido a necessidade de melhorias no processo de gestão de documentos. Tem-se observado
algumas lacunas que podem ser melhoradas, principalmente em relação à formação do prontuário do
paciente, devido a duas situações: a primeira é tornar o processo de recebimento dos prontuário do
paciente no arquivo mais consistente, auxiliando na recuperação da informação, uma vez que, é alta a
frequência de solicitação dos prontuários do pacientes para atender diversas demandas: comissão de
óbitos, secretária da saúde e demandas dos próprios pacientes e/ou responsáveis e, a segunda situação
refere-se a necessidade da instituição de saúde investir no processo de digitalização devido a dificuldades
encontradas no armazenamento dos prontuários do pacientes que estão no suporte analógico (papel).
Dessa maneira, como problemática subjacente a essa pesquisa questiona-se: Como a gestão de
documentos pode contribuir com a assertividade na formação dos prontuáriso dos pacientes? O objetivo
geral da pesquisa fundamenta-se em refletir como a atuação do arquivista nas instituições de saúde pode
trazer melhorias no que tange ao processo de organização, representação e acesso aos prontuários dos
pacientes. Como procedimentos metodológicos, a pesquisa apresenta-se como bibliográfica, descritiva a
partir do uso de relato de observação da pesquisadora. As instituições médicas enfrentam desafios tanto em
relação à formação consistente do prontuário do paciente, como em relação ao acesso eficiente a essa
documentação devido a fragilidades que são sentidas principalmente no ambiente físico destinados para o
armazenamento dos documentos de arquivo. Entende-se que a partir da aplicação da gestão de
documentos, a instituição de saúde terá subsídios suficientes para maior assertividade na formação dos
prontuários dos pacientes, sendo possível, portanto, o uso da digitalização como instrumento tanto para a
rapidez e eficiência na recuperação dos documentos como também para minimizar os problemas advindos
da deficiência de espaço físico que seja adequado para o armazenamento dos prontuários dos pacientes.

Seminário Hispano Brasileiro de Pesquisa em Informação, Documentação e Sociedade

14-09-2023

Luciana Davanzo

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Publicações

Gestão da informação, comunicação e organização do conhecimento

Profº. Dr. Mateo Macía Gómez (UCM)

Profª. Dra. Bruna Bomfim Lessa (UFBA)

Universidade Estadual Pauslita “Júlio de Mesquita Filho (UNESP)

São Paulo

Brasil

Salvador - Bahia